PTT ve e-Apostil sistemi — elektronik apostil

Elektronik apostil, belirli belgelere fiziksel olarak kuruma gitmeden apostil şerhi düşülmesini sağlayan uygulamadır.

Kapsam sınırlıdır

Tüm belgeler bu kapsamda değildir. Adli sicil kaydı ve bazı mahkeme belgeleri gibi elektronik ortamda üretilen belgeler kapsamdadır. Nüfus, eğitim ve noter belgelerinin fiziksel apostil yolunu izlemesi gerekebilir.

Hedef ülke kabul ediyor mu

Elektronik şerhin geçerliliği, belgeyi sunacağınız makamın bunu kabul etmesine bağlıdır. Bazı yabancı makamlar hâlâ ıslak imzalı ve mühürlü şerh ister ve elektronik nüshayı geri çevirir.

Bu yüzden elektronik apostil almadan önce hedef makama sormak gerekir. Kabul edilmezse fiziksel apostil için valiliğe ya da adalet komisyonuna gidilir.

Doğrulama

Elektronik şerhin üzerindeki doğrulama kodu, belgenin gerçekliğini kontrol etmeye yarar. Çeviride bu kod aynen aktarılır.

Çeviri sırası

Apostilin çeviriden önce mi sonra mı alınacağı hedef ülkeye göre değişir; elektronik apostilde de aynı kural geçerlidir. Ülke bazlı akışlar prosedürler bölümündedir.

⚠ Önce karşı makama sorun

Bu sistemin en kritik noktası budur: belgeyi göndereceğiniz makam elektronik apostili kabul ediyor mu? Sistem Türkiye tarafında sorunsuz çalışsa bile, karşı taraf ıslak imzalı asıl istiyorsa size zaman kazandırmaz.

Bu soruyu başvurudan önce yazılı olarak sorunuz. Cevap olumluysa sistem gerçekten hızlıdır; olumsuzsa doğrudan olağan yola gidiniz.

Kapsam sınırlıdır

Her belge bu sistemle şerhlenemez. Sistem, adli sicil kayıtları ve mahkeme kararları gibi belirli belge türleri için duyurulmuştur; nüfus, eğitim ve ticari belgelerin bir bölümü kapsam dışında kalabilir.

Kapsam zaman içinde genişleyebileceği için sitemizde bir liste dondurmuyoruz. Kendi belgenizin kapsamda olup olmadığını sistemin kendi duyurusundan kontrol ediniz.

Kapsam dışındaki belgeler için olağan yol işler: idari belgeler valilikten, adli belgeler Adalet Komisyonundan.

Nasıl çalışıyor

Belge elektronik ortamda oluşturulur, nitelikli elektronik sertifikayla imzalanır ve portaldan teslim alınır. Doğruluğu, üzerindeki referans bilgisiyle çevrimiçi olarak doğrulanabilir.

Bu, kâğıt üzerindeki apostil şerhinin yaptığı işi elektronik ortamda yapar; bkz. e-Apostil nedir.

Çıktı almak ne değiştirir

Elektronik apostilli bir belgenin çıktısını almak, onu ıslak imzalı bir belge hâline getirmez. Çıktı yalnız bir görüntüdür; geçerlilik elektronik kayıttan ve doğrulama referansından gelir.

Karşı makama yalnız çıktıyı göndermek yeterli olmayabilir; doğrulama bilgisini de iletiniz.

Çeviri tarafı değişmez

Elektronik apostil çeviri ihtiyacını ortadan kaldırmaz. Belge ve apostil bilgisi hedef dile çevrilir; çeviride referans numarası da aktarılır.

Noter onayı isteniyorsa, noterin elektronik belgeyi hangi biçimde kabul ettiğini önceden sorunuz; uygulama notere göre farklılaşabilir.

Kesinleşme şerhi yine gerekir

Mahkeme kararlarında kesinleşme şerhi şartı elektronik yolda da ortadan kalkmaz. Şerhin sistemde nasıl işlendiğini ve ayrı bir belge olarak şerhlenip şerhlenmediğini teyit ediniz.

Adli sicil kaydı kısa ömürlüdür; elektronik yolun hızı burada gerçek bir avantajdır — belgeyi başvuru tarihine yakın alıp aynı gün şerhletebilirsiniz.