e-Apostil nedir, hangi belgeler için alınabilir?

Elektronik apostil, belirli belgelere kuruma gitmeden şerh düşülmesini sağlayan uygulamadır. Doğru belgede günleri saatlere indirir; kapsam dışı belgede ise zaman kaybıdır.

Kapsam

Sistem, elektronik ortamda üretilen belgeler için tasarlanmıştır. Adli sicil kaydı en yaygın örnektir; bazı mahkeme belgeleri de kapsamdadır.

Buna karşılık nüfus, eğitim ve noter belgelerinin bir bölümü fiziksel apostil yolunu izler. Kapsam zaman içinde genişleyebilir; güncel durumu sistem sayfasından teyit ediniz. Kapsamın nasıl değiştiği güncel sayfada izlenir.

Neden yalnız elektronik belgeler

Apostilin işlevi, belgedeki imzanın ve mührün gerçek olduğunu doğrulamaktır. Elektronik olarak üretilmiş bir belgede imza da elektroniktir ve sistem üzerinden doğrulanabilir; makamın ıslak imzayı gözle karşılaştırmasına gerek kalmaz.

Kâğıt üzerinde üretilmiş bir belgede ise doğrulama, imza örneğinin ilgili makamda bulunmasına dayanır. Bu yüzden o belgeler fiziksel yolu izler. Ayrım teknik bir tercih değil, doğrulamanın nasıl yapıldığıyla ilgilidir.

Asıl belirleyici: hedef makam

Elektronik şerhin geçerliliği, belgeyi sunacağınız makamın onu kabul etmesine bağlıdır. Bazı yabancı makamlar hâlâ ıslak imzalı ve mühürlü şerh ister ve elektronik nüshayı geri çevirir.

Bu yüzden sıralama tersine kurulmalıdır: önce hedef makama sorun, sonra şerhi alın. Sorulacak cümle şudur:

Belgeme Türkiye’de elektronik olarak düzenlenmiş apostil şerhi düşülecek. Bu şerhi kabul ediyor musunuz; belgenin çıktısı yeterli mi, yoksa şerhin çevrim içi doğrulanabilmesini mi istiyorsunuz?

Kabul edilmiyorsa fiziksel yol için apostil makamları sayfasına bakınız.

Doğrulama kodu

Elektronik şerhin üzerinde bir doğrulama kodu bulunur; hedef makam bu kodla belgenin gerçekliğini kontrol eder. Çeviride bu kod aynen aktarılır. Kaldırılırsa belge doğrulanamaz hâle gelir ve reddedilebilir.

Aynı kural şerh numarası, düzenleme tarihi ve makam adı için de geçerlidir; bu alanlar sadeleştirilmez. Ayrıntı apostil doğrulama sayfasındadır.

Çıktı almak yeterli mi

Bazı makamlar elektronik belgenin çıktısını kabul ederken, bazıları belgenin doğrudan sistem üzerinden görüntülenmesini ister. Bu, hedef ülkenin uygulamasına bağlıdır ve başvuru koşullarında yazılıdır.

Çıktının kabul edildiği durumlarda bile çıktının okunaklı olması gerekir: doğrulama kodunun ve numaranın silik çıkması, karşı tarafın sorgulama yapmasını engeller.

Sık görülen yanlış inanış

Elektronik şerhin “daha zayıf” olduğu düşünülür. Hukuken aynı şerhtir; fark yalnız karşı tarafın uygulamasındadır. Bir makam elektronik nüshayı kabul etmiyorsa bu, şerhin geçersiz olduğunu değil, o makamın kâğıt nüsha usulünü sürdürdüğünü gösterir.

Çeviri sırası

Apostilin çeviriden önce mi sonra mı alınacağı kuralı elektronik şerhte de değişmez ve hedef ülkeye göre belirlenir; bkz. sıra sayfası. Türkiye’deki başvuru akışı bu prosedür sayfasındadır.

Karşı taraf kabul etmiyorsa

Sistemin Türkiye tarafında sorunsuz çalışması yetmez; belgeyi göndereceğiniz makam elektronik apostili kabul etmiyorsa size zaman kazandırmaz.

Bu soruyu başvurudan önce yazılı olarak sorunuz. Kabul edilmiyorsa doğrudan olağan yola gidiniz ve belgeyi ıslak imzalı olarak temin ediniz.