Transkript (not durum belgesi)

Transkript, öğrencinin aldığı dersleri, kredileri, notları ve genel not ortalamasını gösterir. Diploma mezuniyeti kanıtlar, transkript ise ne öğrenildiğini gösterir; bu yüzden ikisi birlikte istenir.

Nereden ve hangi nüsha alınır

Transkript üniversitenin öğrenci işleri biriminden alınır; e-Devlet üzerinden barkodlu bir nüsha da üretilebiliyor. Barkodlu nüsha Türkiye içindeki işlemlerde kabul edilir, apostil için ise ıslak imzalı ve mühürlü belge istenir. Çok sayfalı transkriptlerde sayfaların birbirine bağlanmış ve mühürlenmiş olması gerekir; sayfalar ayrıksa apostil birimi belgeyi tek belge saymayabilir ve yalnız ilk sayfa şerh alır. Belgeyi alırken İngilizce nüsha isteyip isteyemeyeceğinizi sorunuz; birçok üniversite İngilizce transkript düzenliyor ve hedef makam İngilizce kabul ediyorsa çeviri gerekmez, bkz. İngilizce düzenlenmiş belge.

Not dönüştürmesi yapılmaz

Çeviride notlar olduğu gibi aktarılır. Türk not sistemini hedef ülkenin sistemine çevirmek tercümanın işi değildir; dönüştürmeyi başvuruyu değerlendiren kurum kendi tablosuna göre yapar. Çeviride yapılan bir dönüştürme, belgeyi tahrif edilmiş sayılma riskine sokar.

Aynı ilke AKTS ve yerel kredi değerleri, ders saatleri ve genel not ortalaması için de geçerlidir. Transkriptin arka yüzünde ya da altında yer alan not ölçeği açıklaması — dörtlük ve yüzlük sistem karşılıkları, geçme notu, harf aralıkları — mutlaka çevrilir; değerlendirme kurumu dönüştürmeyi bu açıklamaya bakarak yapar. Bu kısım atlandığında kurum ek belge ister ve dosya bekler.

Apostil ve noter onayı

Transkript idari belgedir; belgenin aslına apostil valilik veya kaymakamlıktan alınır, adliyeden değil. Adımlar idari belgeye apostil sayfasındadır. Şerh noter onaylı çevirinin kendisine istenirse yol değişir: ortada bir noter işlemi bulunduğu için bu şerh adalet komisyonu başkanlığından alınır, bkz. adli belgeye apostil. Yeminli imza ile noter onayı arasındaki fark bu sayfada anlatılmıştır. Bazı yabancı üniversiteler transkriptin doğrudan kurumdan gönderilmesini ister; o hâlde çeviri değil, kurumlar arası yazışma söz konusudur.

Sayfa sayısı ücreti belirler

Transkriptler ders sayısına göre uzar. Hesaplama karakter sayısına dayandığı için kalabalık bir transkript, tek sayfalık bir diplomanın birkaç katı tutabilir. Esaslar ücretler sayfasındadır.

Hangi başvurularda isteniyor

Somut örnekler: denklik dosyasında transkript ve ders içeriği, Hollanda üniversite başvurusu ve Almanya yüksek lisans başvurusu. Muafiyet dosyalarında ayrıca ders içerikleri istenebilir; o belge çok daha uzundur ve gerçekten istenip istenmediğini teyit etmek ciddi bir maliyet farkı yaratır.

Sık yapılan hata

En sık görülen hata, iyi niyetle yapılan not dönüştürmesidir. İkincisi, ders adlarının transkript ile ders içeriklerinde farklı çevrilmesi; kurum eşleştirme yapamaz. Üçüncüsü, mühürsüz fotokopiyle apostil birimine gitmek.