Apostil nereden alınır?

Apostilde en sık yapılan hata yanlış makama gitmektir. Şerhi düşen kurum, belgenin türüne göre değişir ve bu ayrımı bilmeden çıkanlar günü boşa harcar.

İki ayrı makam

• İdari belgeler — nüfus kayıtları, diploma ve transkript, sağlık raporları, ticaret sicil belgeleri, vergi yazıları: valilik ya da kaymakamlık.
• Adli belgeler — mahkeme kararları, kesinleşme şerhleri, adli sicil kaydı ve noter işlemleri: adalet komisyonu başkanlığı.

Ayrım neden bu şekilde kurulmuş

Apostil, belgedeki imzanın ve mührün gerçek olduğunu doğrular. Bir imzayı doğrulayabilmek için o imzanın örneğinin ilgili makamda bulunması gerekir. Adliye ve noterlik imzaları adli tarafın kayıtlarında, kurum ve okul imzaları ise mülki idarenin kayıtlarında tutulur.

Yani ayrım keyfî değil, kayıtların nerede durduğuyla ilgilidir. Bu, aynı zamanda “bir makam diğerinin işini neden yapamıyor” sorusunun da cevabıdır: valilik, bir mahkeme kaleminin imzasını kendi kaydından doğrulayamaz.

Noter onaylı çeviri hangi gruba girer

Bu, çok gözden kaçan bir ayrıntıdır. Bir belgenin noter onaylı çevirisine apostil alacaksanız, artık ortada bir noter işlemi vardır ve şerh adalet komisyonundan alınır. Kaynak belgenin kendisi idari olsa bile bu böyledir.

Sonuç şu olur: idari bir belgenin aslına valilikten, aynı belgenin noter onaylı çevirisine adliyeden şerh alınır. Bir dosyada iki apostil bulunması bu yüzden şaşırtıcı değildir.

Tek dosyada iki makam

Boşanma dosyası tipik örnektir: mahkeme kararı adliyeden, nüfus kayıt örneği valilikten şerh alır. Aynı dosya iki ayrı kuruma gider. Bunu baştan planlamak, aynı hafta içinde iki ayrı gidiş yerine tek bir düzen kurmayı sağlar.

Bir başka örnek denklik dosyasıdır: diploma ve transkript idari gruptadır; ancak bunların noter onaylı çevirileri adli gruba geçer. Dosyayı hazırlarken belgeler baştan iki listeye ayrılır ve her liste kendi makamına götürülür.

Nereden alınacağını nasıl anlarsınız

Basit ölçüt: belgeyi kim imzaladı? Bir mahkeme, savcılık, adliye görevlisi ya da noter imzalamışsa adli gruptadır. Bir bakanlık, valilik, belediye, üniversite, hastane ya da oda imzalamışsa idari gruptadır.

Emin değilseniz belgenin türü evraklar bölümündeki kendi sayfasında yazılıdır. Ankara’daki adresler ve birimler için şehir sayfasına bakabilirsiniz.

Islak imza ve nüsha

Apostil birimleri çoğunlukla ıslak imzalı ve mühürlü nüsha ister. e-Devlet çıktısı Türkiye içindeki işlemlerin çoğunda kabul edilirken apostil için yeterli olmayabilir. Çıkmadan önce hangi nüshanın kabul edildiğini sormak, bir gidiş gelişi önler. Sorulacak cümle şudur:

Şu belgeye apostil aldırmak istiyorum. e-Devlet üzerinden alınmış çıktı kabul ediliyor mu, yoksa kurumdan ıslak imzalı ve mühürlü nüsha mı almam gerekiyor?

Şehir dışında yaşıyorsanız

Apostil, belgenin düzenlendiği ilin makamından alınır. Başka bir şehirde yaşıyorsanız iki yol vardır: belgeyi o ile göndermek ya da bir vekil aracılığıyla işlemi yürütmek. İkinci yol için vekaletname gerekir; takip hizmeti bu sayfada anlatılmıştır.

Elektronik yol

Bazı belgeler için fiziksel başvuru yerine elektronik şerh mümkündür; kapsam ve kabul koşulları e-Apostil sayfasında anlatılmıştır. Kapsam dışındaki belgelerde bu yol bir kazanç sağlamaz.