e-Devlet Kapısı — belge alma ve doğrulama

e-Devlet Kapısı, birçok resmî belgenin anında alınabildiği ve doğrulanabildiği sistemdir. Belge hazırlığının çoğu buradan başlar.

Buradan alınabilen belgeler

Nüfus kayıt örneği, yerleşim yeri belgesi, adli sicil kaydı, SGK hizmet dökümü, vergi levhası, öğrenci ve mezuniyet belgeleri.

Yurt dışı başvurularda sınırı bilin

e-Devlet çıktıları barkodludur ve Türkiye içindeki işlemlerin çoğunda kabul edilir. Ancak apostil gerektiren belgelerde ıslak imzalı ve mühürlü nüsha istenebilir. Apostil birimine gitmeden önce hangi nüshanın kabul edildiğini sormak, boşa bir gidiş gelişi önler.

Bazı yabancı makamlar da elektronik çıktı yerine kurum imzalı belge ister; başvuru koşullarını okuyunuz.

Doğrulama

Belgelerin üzerindeki barkod ve doğrulama kodu, belgenin gerçekliğini kontrol etmeye yarar. Çeviride bu kodlar aynen aktarılır; makam belgeyi doğrulayabilsin diye.

Yurt dışından erişim

Yurt dışında yaşayanlar da sisteme erişebilir. Erişim sağlanamıyorsa belgeler konsolosluklardan talep edilebilir.

⚠ Barkodlu çıktı her yerde geçmez

Bu sayfanın en önemli uyarısı budur. Elektronik ortamdan alınan belgeler Türkiye içinde çok pratiktir; ancak yurt dışı başvuruların çoğu ıslak imzalı ve şerhli asıl ister.

Sebebi teknik değil, kurumsaldır: yabancı makam barkodu doğrulayacak bir sisteme erişemez ve belgenin gerçekliğini apostil şerhi üzerinden görmek ister.

Bu yüzden yurt dışına gidecek bir dosyada, belgeyi elektronik ortamdan almadan önce hangi biçimin istendiğini sorunuz.

Şerh alınabilir mi

Barkodlu çıktıların şerh işlemine kabul edilip edilmediği belge türüne ve birime göre değişir. Bazı işlemlerde ıslak imzalı asıl istenir ve elektronik çıktı geri çevrilir.

Belgeyi almadan önce şerh birimine sormak, gereksiz bir gidiş dönüşü önler; bkz. idari belge apostili.

Hangi belgeler buradan alınabilir

• Nüfus kayıt örneği ve ikametgâh belgesi
• Adli sicil kaydı
• Öğrenci belgesi ve SGK hizmet dökümü
• Askerlik durum belgesi

Bu belgeler Türkçedir; yurt dışına gidecekse çevrilir. Türkiye içi işlemlerde çeviri gerekmez.

Çeviride barkod da aktarılır

Belge çevrilirken barkod numarası, doğrulama kodu ve düzenleme tarihi birebir yazılır. Bu bilgiler karşı makamın belgeyi doğrulamasını sağlar ve atlanmamalıdır.

Belge tazeliği

Elektronik ortamdan alınan belgeler üzerinde düzenleme tarihi görünür ve makamlar bu tarihe bakar. Erken alınan bir belge, şerh ve çeviri tamamlandığında geçerliliğini yitirebilir; kısa ömürlü olanları dosyanın sonunda alınız.

Belgeyi kim çıkarabilir

Belgeler kişinin kendi hesabından alınır. Yurt dışındaysanız ve erişim sorunu yaşıyorsanız, Türkiye’deki bir yakınınız vekaletname ile kurum gişesinden temin edebilir.

Konsoloslukta düzenlenen vekaletname Türkiye’de doğrudan geçerlidir; vekaletnamede hangi belgelerin talep edileceği açıkça yazılmalıdır.