Apostil nasıl doğrulanır?

Bir belgeyi alan makam, üzerindeki apostil şerhinin gerçekten yetkili makamca düzenlenip düzenlenmediğini kontrol edebilir. Sistemin işlemesi bu doğrulama imkânına dayanır.

Doğrulama neden sistemin temeli

Apostil, karşı tarafa “bu imza gerçektir” diyen bir şerhtir. Bu iddianın anlamlı olması, iddianın kontrol edilebilmesine bağlıdır. Kontrol edilemeyen bir şerh, üzerine basılmış herhangi bir damgadan farksız olurdu.

Bu yüzden şerhi düzenleyen her makam bir kayıt tutar ve şerhin üzerine o kayda ulaştıracak bilgileri yazar. Doğrulama imkânı, apostilin uzun tasdik zincirlerinin yerini alabilmesinin de tek gerekçesidir.

Neye bakılıyor

• Şerhin numarası
• Düzenlendiği tarih ve yer
• Düzenleyen makamın adı
• İmzalayan görevlinin adı ve sıfatı

Bu bilgiler, şerhi düzenleyen makamın kayıtlarıyla karşılaştırılır. Şerhi düzenleyen her makam bir kayıt tutar; sorgu bu kayıt üzerinden yapılır.

Elektronik doğrulama

Elektronik olarak düzenlenen şerhlerde belgenin üzerinde bir doğrulama kodu bulunur ve sorgulama çevrim içi yapılabilir. Ayrıntı e-Apostil sayfasındadır.

Kâğıt şerhlerde ise sorgu, şerhi düzenleyen makama başvurularak yapılır. İkisi arasındaki fark hızdır; doğrulamanın dayandığı mantık aynıdır.

Çeviride korunması gerekenler

Doğrulamanın yapılabilmesi için çeviride şu alanlar aynen yer almalıdır: şerh numarası, tarih, makam adı ve varsa doğrulama kodu. Bu alanlar sadeleştirilmez, çevrilmez ya da atlanmaz.

Makam adı hem özgün hâliyle yazılır hem gerekirse parantezde açıklanır. Yalnız çevirisi yazılırsa karşı taraf kayıtta o adı bulamaz. Aynı ilke imzalayan görevlinin sıfatı için de geçerlidir.

Bu bilgilerin eksik olduğu çeviriler, karşı taraf doğrulama yapamadığı için geri dönebilir; bkz. şerh çevirisi.

Belgenin fiziksel hâli

Şerh, belgeye yapıştırılarak ya da damgalanarak konur ve belgeyle birlikte bir bütün oluşturur. Ayrılması ya da yeniden birleştirilmesi belgeyi tartışmalı hâle getirir; bkz. onay zinciri.

Aynı gerekçeyle şerhli belgenin fotokopisi apostilli bir belge yerine geçmez. Karşı taraf çoğunlukla şerhin bulunduğu nüshanın kendisini ister.

Sahtelik şüphesi

Bir belgenin gerçekliğinden şüphe ediyorsanız doğrulamayı şerhi düzenleyen makam üzerinden yapabilirsiniz. Tercüme bürosu bu doğrulamayı yapan taraf değildir; belgeyi olduğu gibi çevirir ve şüphelendiği durumu size bildirir.

Aynı şey yurt dışından gelen belgeler için de geçerlidir: bir yabancı şerhin gerçekliği, onu düzenleyen ülkenin makamından sorulur. Türkiye’deki hiçbir kurum başka bir ülkenin apostil kaydını sorgulayamaz.

Belgeyi teslim alırken

Şerh numarasının ve tarihinin okunaklı olduğundan emin olun. Silik basılmış bir şerh numarası, sonradan doğrulama istendiğinde sorun üretir; bu, taramada da aynı biçimde görünür.

Doğrulama bilgisi çeviride de yer alır

Şerh üzerindeki numara, tarih ve düzenleyen makam bilgisi, belgenin doğrulanmasını sağlayan verilerdir. Çeviride bu bilgiler birebir aktarılır; atlanması doğrulamayı imkânsız kılar.

Elektronik şerhlerde ayrıca bir referans bilgisi bulunur; bu da karşı makama iletilir.