Onaylı kopya (amtlich beglaubigte Kopie) nasıl alınır

Alman kurumları belgelerin aslını istemez; usulüne uygun onaylanmış kopyasını ister. Bu, Türkiye’den başvuranların en sık takıldığı biçimsel kuraldır.

Basit fotokopi kabul edilmez

Kendi çektiğiniz fotokopi, üzerine “aslı gibidir” yazılmış bir kopya ya da taranmış çıktı kabul edilmez. Onayın, yetkili bir merci tarafından ve aslı görülerek yapılması gerekir.

Onay, kopyanın aslına uygun olduğunu belgeler; içeriğin doğruluğunu değil.

Türkiye’de kim onaylayabilir

• Noterlikler — en yaygın yol; bkz. noterlikler.
• Belgeyi düzenleyen kurum — üniversiteler kendi düzenledikleri belgelerin onaylı kopyasını verebilir.
• Alman temsilcilikleri — bazı başvurularda kabul edilir; koşulu temsilcilikten öğreniniz.

Hangisinin kabul edildiği kurumun belge listesinde yazılıdır. Yazmıyorsa sormak gerekir; yanlış merciden alınan onay dosyayı eksik bırakır.

Üniversitenin kendi onayı

Diploma ve transkriptin onaylı kopyasını üniversitenizden almak çoğu zaman en pratik yoldur: hem daha ekonomiktir hem belgeyi düzenleyen kurumdan gelir.

Öğrenci işlerine bu hizmeti verip vermediğini sorunuz; bkz. öğrenci işleri.

Çok sayfalı belgeler

Transkript gibi çok sayfalı belgelerde her sayfanın onay kapsamında olması gerekir. Yalnız ilk sayfası onaylanmış bir transkript eksik sayılır.

Onaylı kopya ile çeviri ilişkisi

Onaylı kopya, çevirinin yerine geçmez. Türkçe belge için hem onaylı kopya hem çeviri istenebilir; ikisi ayrı kalemlerdir.

Çevirinin de onaylanması isteniyorsa noter onaylı çeviri yapılır.

Nüsha planlaması

Birden çok üniversiteye başvuracaksanız her biri için ayrı nüsha gerekir. Baştan yeterli sayıda onaylatmak, başvuru döneminde zaman kazandırır.

Yurt dışındaysanız onaylı kopya konsolosluktan da alınabilir.

Onaylı kopya nedir

Onaylı kopya, bir belgenin aslına uygunluğu yetkili bir makam tarafından tasdik edilmiş nüshasıdır. Sıradan bir fotokopi ya da taranmış çıktı bu işlevi görmez.

Türkiye’de bu tasdik noterden alınır; Almanya’da ise belediye ve bazı kamu birimleri bu işlemi yapar.

Çeviriyle karıştırılmamalı

Onaylı kopya ile noter onaylı çeviri farklı işlemlerdir. Biri belgenin aslına uygunluğunu, diğeri çevirinin altındaki imzayı doğrular.

Bir kurum "onaylı kopya" dediğinde hangisini kastettiğini netleştiriniz; yanlış işlem hem bedel hem zaman kaybıdır.

Kaç nüsha gerekiyor

Birden çok üniversiteye başvuracaksanız her biri kendi nüshasını isteyebilir. Onaylı kopya her nüsha için ayrı düzenlenir.

Sayıyı baştan hesaplayınız; noterde tek seferde çıkarmak, ayrı ayrı gitmekten daha az zaman alır.

Nerede yaptırılabilir

Türkiye’de bu tasdik noterden alınır. Almanya’da ise belediyeler ve bazı kamu birimleri bu işlemi yapar; iki yolun bedeli ve süresi farklıdır.

Hangi makamın onayının kabul edildiğini başvurduğunuz kurumdan teyit ediniz; kabul edilmeyen bir onay belgeyi geçersiz kılar.