e-Denklik’e belge yükleme ve tarama düzeni

Denklik başvurusu çevrim içi yapılır ve belgeler taranarak yüklenir. Dosyaların gecikmesinin en sık sebebi içerik değil, tarama düzenidir.

Tarama kuralları

• Renkli ve okunaklı tarayın; fotoğraf çekmek yerine tarayıcı kullanın.
• Sayfa kenarları kesilmemeli, belge eğri durmamalıdır.
• Mühür, kaşe ve imzalar seçilebilir olmalıdır.
• Çok sayfalı belgeler tek dosyada ve sırasıyla birleştirilmelidir.

Silik bir mühür ya da okunmayan bir tarih, incelemenin durmasına ve ek belge talebine yol açar.

Apostil şerhi de taranmalı

En sık yapılan hata budur: yalnız belgenin ön yüzü taranır, apostil şerhi atlanır. Şerh belgenin ayrılmaz parçasıdır ve görünmesi gerekir.

Şerh ayrı bir sayfadaysa aynı dosyaya eklenmelidir; bkz. apostil şerhi.

Belge ve çeviri bir arada

Her belge için hem yabancı dildeki aslı hem noter onaylı çevirisi yüklenir. Yalnız çeviriyi yüklemek eksik sayılır.

Noter şerhinin de taramada görünmesi gerekir; bkz. noter şerhi.

Bilgilerin tutarlılığı

Sisteme girilen ad, doğum tarihi ve mezuniyet bilgileri, yüklenen belgelerle birebir aynı olmalıdır. Küçük bir yazım farkı bile dosyanın beklemeye alınmasına yol açar.

Ad yazımı pasaporttaki gibi girilir; bkz. isim ve tarih yazımı.

Dosya boyutu ve biçimi

Sistemin kabul ettiği dosya boyutu ve biçimi sınırlıdır. Çok büyük taramalar yüklenemez; çözünürlüğü okunaklılığı bozmadan düşürmek gerekir.

Ders içerikleri gibi hacimli belgelerde bu, ayrı bir hazırlık işidir.

Bildirimler

Ek belge talepleri ve karar bildirimi sistem üzerinden gelir. Bildirimleri düzenli kontrol etmek, sürecin en pratik hızlandırıcısıdır.

Eksik belge geldiğinde ne yapılacağı itiraz sayfasında anlatılmıştır.

Tarama dosyanın yarısıdır

Bu başvuruda belgeler taranarak yüklenir ve okunaksız tarama belgeyi eksik sayar. Tarama yaparken şerh şerhinin, kaşelerin ve arka yüzdeki notların da görünür olmasına dikkat ediniz.

Fotoğrafla çekilmiş, eğri ya da gölgeli görüntüler yerine düz tarama kullanınız.

Islak imzalı asıl da gerekir

Yükleme dosyayı açar; sonrasında belgelerin asılları ya da onaylı örnekleri istenebilir. Bu yüzden çeviri teslim alınırken hem ıslak imzalı asıl hem yüklemeye uygun tarama birlikte planlanır.

Yalnız elektronik nüsha istemek, sonraki aşamada ikinci bir teslim gerektirir.

Sayfa sırası

Belgeler başvuru ekranındaki alanlara ayrı ayrı yüklenir. Diploma alanına transkript yüklemek gibi karışıklıklar dosyayı bekletir.

Hangi belgenin hangi alana gideceğini güncel listeden okuyunuz.

Dosya boyutu

Yükleme ekranlarında dosya biçimi ve boyutu sınırlıdır. Çok sayfalı belgeleri tek dosyada birleştirirken çözünürlüğü okunaklılığı bozacak kadar düşürmeyiniz.

Yükleme sonrası takip

Dosya durumu ve ek belge talepleri aynı sistem üzerinden bildirilir. Süreli talepler kaçırıldığında başvuru kapanabilir.

Bildirimleri düzenli kontrol ediniz ve talep yazısının geldiği tarihi not ediniz.