İmza sirküleri

İmza sirküleri, şirketi kimin temsil edeceğini, hangi işlemlerde ve hangi biçimde imza atacağını gösterir. Yurt dışı sözleşme, ihale ve banka işlemlerinde istenir.

Süresi olabilir

Sirkülerde temsil yetkisinin süresi yazılı olabilir. Süresi dolmuş sirkülerle yapılan başvurular geri çevrilir. Belgeyi çevirtmeden önce yetkinin hâlen geçerli olduğunu kontrol ediniz; süresi bitmişse önce yeni sirküler düzenletmek gerekir.

İmza beyannamesinden farkı

İmza beyannamesi gerçek kişinin imzasını onaylar; sirküler ise tüzel kişinin temsilini gösterir. Yurt dışı dosyalarında bu ikisi sık karıştırılır.

Apostil ve çeviri

Noter işlemi olduğu için apostil valilik veya kaymakamlıktan alınır. Çeviride temsil biçimi (münferiden, müştereken) birebir aktarılır; bu ayrım sözleşmenin geçerliliğini etkiler.

Dosyanın diğer belgeleri

Ticaret sicil gazetesi ve faaliyet belgesi ile birlikte sunulur. Ücretler ücretler sayfasındadır.

Şerh sırası farklıdır

Bu belge noterde düzenlenir. Bu yüzden şerh doğrudan alınmaz: önce noter onayı, sonra valilik ya da kaymakamlıktan şerh. Sıra tersine çevrilemez.

Sicil gazetesi ve oda belgeleri ise doğrudan idari yoldan şerhlenir. Aynı ihale dosyasında iki tür belge bulunduğu için sırayı baştan kurmak gerekir; bkz. sicil belgelerinin tasdiki.

Güncel olmalı

Yetkili değişikliği olduğunda sirküler yenilenir. Eski tarihli bir sirküler, sicil kaydındaki güncel yetkililerle çelişirse dosya soru işareti üretir.

Sicil gazetesindeki son yetkili değişikliği ilanı ile sirkülerin uyumlu olmasına dikkat ediniz.

Çeviride korunanlar

Yetkililerin adları, temsil ve ilzam yetkisinin kapsamı ve süresi birebir aktarılır. "Münferiden" ya da "müştereken" gibi yetki biçimleri özetlenmez; hukuki sonuç doğuran ifadelerdir.

Şirket unvanı çevrilmez ve noter şerhi de çeviriye dahil edilir.

Yabancı ortak için

Türkiye’de şirket kuruluşunda yabancı ortağın imza beyanı noterde düzenlenir. Ortak Türkçe bilmiyorsa işlem sırasında yeminli tercüman bulundurulması istenir.

Bu, belge çevirisinden ayrı bir hizmettir ve noter randevusuyla birlikte planlanır; bkz. noterde tercüman bulundurma.

Ortak gelemiyorsa

İşlem vekaletle yürütülebilir. Vekaletname Türk konsolosluğundan alınırsa şerh ve çeviri gerekmez; yabancı noterden alınırsa ikisi de zorunlu olur.

Vekaletnamede imza beyanı verme yetkisinin açıkça yazılması gerekir.