Ticaret sicil belgelerinin yurt dışı için tasdiki

Türk şirketlerinin yurt dışı ihale, şube açılışı, distribütörlük ve dava dosyalarında kullandığı sicil belgeleri, yurt dışına gönderilmeden önce bir tasdik zincirinden geçer. Bu sayfa, hangi belgenin hangi kapıdan geçtiğini anlatır.

Belgeler aynı kapıdan geçmez

Bu, dosyaların en çok zaman kaybettiği noktadır. Şirket belgeleri iki gruba ayrılır ve apostil makamları farklıdır:

• İdari belgeler: sicil tasdiknamesi, faaliyet belgesi, oda kayıt belgesi. Apostilleri il düzeyinde valilikten, ilçe düzeyinde kaymakamlıktan alınır.
• Noter belgeleri: imza sirküleri ve noterde düzenlenen ya da onaylanan diğer evrak. Burada apostil, noter onayının ardından alınır.

Ayrımın tam çerçevesi idari belgeye apostil sayfasındadır. Adli belgeler için ise Adalet Komisyonu yetkilidir; şirket dosyalarında dava evrakı varsa bu üçüncü kapı da gündeme gelir.

Özel kuruluş belgelerinde ek halka

Odaların ve sicil müdürlüklerinin verdiği belgeler doğrudan apostillenebilir. Buna karşılık özel kuruluşların düzenlediği belgelerde — örneğin bir şirketin kendi antetli kâğıdına yazdığı yazıda — apostilden önce noter onayı istenebilir.

Sebebi şudur: apostil bir imzayı doğrular ve doğrulanacak imzanın tanınan bir makama ait olması gerekir. Özel bir imza önce noterde tasdik edilerek zincire dahil edilir.

Hedef ülke sözleşmeye taraf değilse

Apostil yalnız Lahey Sözleşmesi’ne taraf ülkeler arasında iş görür. Taraf olmayan ülkelerde zincir uzar: belgeyi düzenleyen makam → Dışişleri tasdiki → hedef ülkenin Türkiye’deki temsilciliği.

Bu zincir daha uzun sürer ve randevu gerektirebilir; dosyanın takvimi buna göre kurulur. Ayrıntı tasdik zinciri sayfasındadır. Hedef ülkenin taraf olup olmadığını güncel listeden teyit ediniz; bu sayfada liste dondurmuyoruz.

Belge tazeliği

Faaliyet belgesi ve oda kayıt belgesi kısa ömürlüdür. Karşı makam çoğu zaman belirli bir tarihten sonra düzenlenmiş belge ister.

Bu yüzden sıra önemlidir: önce hangi belgelerin isteneceğini netleştiriniz, sonra kısa ömürlü olanları temin edip hızlıca tasdik ettiriniz. Erken alınan belge, apostil ve çeviri tamamlandığında geçerliliğini yitirmiş olabilir; bkz. belge tazeliği.

Çeviri hangi aşamada

Genel uygulama, apostil alındıktan sonra belgenin ve apostil şerhinin birlikte çevrilmesidir. Ancak bazı ülkeler çevirinin kendi ülkelerindeki bir tercümana yaptırılmasını ister, bazıları apostilin çeviriye de vurulmasını bekler.

Sıra hedef ülkeye göre değiştiği için, çeviri siparişi vermeden önce karşı makamın kuralını okuyunuz; bkz. gidecek belgede işlem sırası.

Unvan ve terim tutarlılığı

Şirket unvanı çevrilmez; özgün hâliyle yazılır. Hukuki biçim kısaltmaları korunur ve gerekiyorsa çevirmen notuyla açıklanır. Aynı unvan dosyanın her belgesinde birebir aynı yazılmalıdır.

Sicil numarası, MERSİS numarası ve adres bilgileri de birebir aktarılır; bkz. ticari tercüme.

Nerede kullanılacak

Bu belgeler en çok yurt dışı ihale dosyalarında, yurt dışında şube ya da şirket kurulmasında ve uluslararası ticari uyuşmazlıklarda kullanılır. Hangi belgenin isteneceği tamamen karşı makamın listesine bağlıdır; genel bir paket hazırlamak yerine listeyi almak gerekir.