Yurtdışı ihaleye katılım: evrak zinciri

İhale dosyalarının en yaygın hatası, şartname okunmadan belge toplamaya başlamaktır. Bu dosyada tek bir doğru yol yoktur; doğru yolu şartname yazar.

⚠ Önce tasdik maddesini okuyun

Bazı şartnameler yeminli çeviri, bazıları noter onayı, bazıları apostil ister; bazıları üçünü birden arar.

Madde belirsizse ihale makamına yazılı olarak sorunuz ve cevabı dosyanızda saklayınız. Bu tek adım, dosyanın hem maliyetini hem takvimini belirler.

Dosyanın çekirdeği

Ticaret sicil gazetesi, faaliyet belgesi, oda kayıt belgesi, imza sirküleri ve varsa kapasite raporu istenir. Bunlara borcu yoktur yazıları ve mali tablolar eklenebilir.

Sicil ve oda belgeleri idari sayılır ve valilik ya da kaymakamlıktan şerhlenir; noterde düzenlenen imza sirkülerinde şerh noter onayının ardından alınır. Ayrım apostil nereden alınır sayfasındadır.

⭐ Kısa ömürlüleri en sona bırakın

Borcu yoktur yazıları, faaliyet belgesi ve oda kayıt belgesi kısa ömürlüdür. Dosyayı erken hazırlayıp bunları da baştan almak, teslim gününde geçersiz bir dosyayla kalmak demektir.

Uzun ömürlü belgelerle başlayınız; kısa ömürlüleri teslim tarihine yakın alıp hızlıca şerhletip çevirtiniz. Ayrıntısı belge tazeliği sayfasındadır.

Unvan çevrilmez

Şirket unvanı çevrilmez ve dosyanın her belgesinde birebir aynı yazılır. Farklı yazımlar, makamın belgeleri aynı şirkete bağlamasını engeller.

Aynı kural yetkili kişi adları için de geçerlidir; adlar kimlik belgesindeki yazımla verilir.

İki dilli sözleşmede esas dil

Sözleşme iki dilde düzenleniyorsa, metinler arasında fark çıktığında hangisinin esas alınacağı sözleşmede yazılmalıdır. Yazılmadığında uyuşmazlık çözümsüz kalır.

Karar imzadan önce verilir; sonradan eklenmesi tarafların yeniden anlaşmasını gerektirir.

Ana sözleşmede hacim sorusu

Ana sözleşme dosyanın en hacimli kalemidir. Karşı makama tamamının mı yoksa yalnız unvan, merkez, sermaye ve temsil yetkisine ilişkin maddelerin mi istendiğini sorunuz.

Teklif süresi uzarsa

Tekliflerin geçerlilik süresi uzatılırsa belgelerin yenilenmesi istenebilir. Kısa ömürlü belgeleri sona bırakmak bu riski de azaltır.

Konsorsiyum ve ortak girişim

Birden çok firma birlikte teklif veriyorsa her firmanın belgeleri ayrı ayrı hazırlanır ve ortaklık sözleşmesi eklenir.

Bu, dosyanın hacmini birkaç katına çıkarır; iş bölümünü ve takvimi baştan kurunuz.

Mali tablolar

Bilanço ve gelir tabloları istendiğinde çeviri hacmi büyür. Kaç yıllık tablonun istendiğini şartnameden teyit ediniz.

Rakamlar ve para birimi çeviride dönüştürülmez; belgede yazan değerler aynen aktarılır.

Teslim biçimi

Bazı ihalelerde dosya elektronik, bazılarında fiziksel olarak teslim edilir. Elektronik teslimde tarama kalitesi ve dosya biçimi sınırları vardır.