Yurt dışı ihale dosyasında sicil ve sirküler
Sicil gazetesi, imza sirküleri, faaliyet belgesi, mali tablolar ve borcu yoktur yazıları hedef dile çevrilir; onay seviyesini her şartname kendisi belirler.
Kısaca
- Gereken belge
- 7 kalem
- Onay seviyesi
- Apostil + Noter onayı + Konsolosluk tasdiki
- Tahmini süre
- Belge temini, tasdik ve çeviri 3–6 hafta; şartname takvimine göre planlanır
- Hedef ülke
- Türkiye
Yurt dışındaki bir ihaleye ya da kamu alımına katılmak isteyen Türk şirketinin hazırlaması gereken belge paketi büyük ölçüde standarttır; ancak tasdik seviyesi standart değildir. Bu sayfa, dosyanın nasıl kurulacağını anlatır.
⚠ Merkezî bir kural yok
Bu, ihale dosyalarında en çok para ve zaman kaybettiren yanlış varsayımdır: "ihale belgeleri şöyle tasdik edilir" diye genel bir kural bulunmaz.
Her şartname kendi onay seviyesini kendisi belirler. Bazı şartnameler yalnız yeminli çeviri ister, bazıları noter onayı, bazıları apostil, bazıları da hedef ülkedeki temsilcilik tasdiki arar. Bazıları çevirinin kendi ülkelerindeki bir tercümana yaptırılmasını şart koşar.
Bu yüzden ilk iş belge toplamak değil, şartnamedeki tasdik maddesini okumaktır. Madde belirsizse ihale makamına yazılı olarak sorunuz; cevabı dosyada saklayınız.
Paketin çekirdeği
- Ticaret sicil gazetesi — kuruluş ve değişiklik ilanları
- İmza sirküleri — temsil yetkisini gösterir
- Faaliyet belgesi — odadan alınır
- Mali tablolar — yeterlilik isteniyorsa
- Vergi ve SGK borcu yoktur yazıları
- Vergi levhası — istenmesi hâlinde
Tasdik yolu belgeye göre değişir
Dosyadaki belgeler aynı kapıdan geçmez ve bu sıkça atlanır:
- Odadan ve sicil müdürlüğünden alınan belgeler idari belgedir; apostilleri valilik ya da kaymakamlıktan alınır. Bkz. idari belgeye apostil.
- Noterde düzenlenen imza sirküleri için apostil, noter onayının ardından alınır.
- Hedef ülke Lahey Sözleşmesi’ne taraf değilse apostil yerine tasdik zinciri işler; bkz. tasdik zinciri.
Ayrıntı için sicil belgelerinin tasdiki sayfasına bakınız.
Kısa ömürlü belgeler sona bırakılır
Borcu yoktur yazıları ve faaliyet belgesi kısa ömürlüdür. Dosyayı erken hazırlayıp bu belgeleri de baştan almak, teslim tarihinde geçersiz bir dosyayla kalmak demektir.
Doğru sıra şudur: önce uzun ömürlü belgeler (sicil gazetesi, mali tablolar) hazırlanır ve çevrilir; kısa ömürlü olanlar teslim tarihine yakın alınır, hızlıca tasdik edilip çevrilir. Bkz. belge tazeliği.
Mali tablolar: hacmin kaynağı
Bilanço ve gelir tabloları dosyanın en hacimli kalemidir. Şartname yalnız belirli oranları ya da özet tabloları istiyorsa, tüm mali raporun çevrilmesi gerekmez.
Bu ayrımı yapmak dosyanın maliyetini belirgin biçimde düşürür. Sayısal tablolarda rakamlar birebir aktarılır, para birimi dönüştürülmez.
Terim ve unvan tutarlılığı
Şirket unvanı, adres ve yetkili adları dosyanın her belgesinde birebir aynı yazılmalıdır. Unvan çevrilmez; özgün hâliyle korunur.
Farklı belgelerde farklı yazımlar, ihale makamının belgeleri aynı şirkete bağlamasını engelleyebilir. Bu yüzden paketin tek elden ve terim tutarlılığı gözetilerek çevrilmesi yerinde olur; bkz. ticari tercüme.
Dolaşım belgeleri bu dosyada değil
A.TR, EUR.1 ve menşe şahadetnamesi çevrilmez; bunlar çok dilli basılı formlardır ve ayrı bir sürecin parçasıdır. Bkz. dolaşım belgeleri.
Gereken belgeler
-
Şirketin kuruluş ve değişiklik ilanları; hangi tarihli ilanların istendiği şartnamede yazar.
-
Noterde düzenlenir; apostil noter onayının ardından alınır.
-
Odadan alınır; idari belge olduğu için apostili valilik ya da kaymakamlıktan verilir.
-
Mali yeterlilik isteniyorsa; dosyanın en hacimli kalemidir.
-
Kısa ömürlüdür; teslim tarihine yakın alınır.
-
Kısa ömürlüdür; vergi yazısıyla aynı dönemde alınmalıdır.
-
İstenmesi hâlinde; güncel yıla ait olmalıdır.
İşlem sırası
-
Şartnamedeki tasdik maddesini okuyun
⚠ Merkezî bir kural yoktur: her şartname kendi onay seviyesini kendisi belirler. Çeviriye başlamadan bu maddeyi okuyunuz.
-
Belge listesini şartnameden çıkarın
Hangi belgenin hangi tarihli ve hangi kapsamda isteneceği şartnamede yazar. Genel listelerle hazırlanan dosyalar eksik kalır.
-
Kısa ömürlü belgeleri sona bırakın
Borcu yoktur yazıları ve faaliyet belgesi kısa ömürlüdür. Teslim tarihine yakın alınmazsa dosya geçersiz hâle gelir.
-
Tasdik zincirini doğru sırayla kurun
Noterde düzenlenen belgelerde apostil noter onayının ardından alınır; odadan alınan idari belgelerde valilik ya da kaymakamlık yetkilidir.
-
Terim tutarlılığını tek elden sağlayın
Unvan, adres ve yetkili adlarının tüm belgelerde aynı yazılması gerekir; farklı yazımlar dosyanın bütünlüğünü bozar.
Ücretlendirme
Sık sorulan sorular
Merkezî bir kural yoktur; her şartname kendi onay seviyesini belirler. Çeviriye başlamadan şartnamedeki tasdik maddesini okuyunuz.
Hayır. Odadan alınan idari belgelerde valilik ya da kaymakamlık, noterde düzenlenen sirkülerde noter onayının ardından gelen makam yetkilidir.
Teslim tarihine yakın. Kısa ömürlüdürler ve erken alınırsa dosya teslim gününde geçersiz hâle gelir.
Şartname yalnız belirli oranları ya da özet tabloları istiyorsa tamamı gerekmez. Bu ayrım maliyeti belirgin biçimde düşürür.
Hayır. Özgün hâliyle korunur ve dosyanın her belgesinde birebir aynı yazılmalıdır.
Hayır. Bunlar çok dilli basılı formlardır ve çevrilmez; ayrı bir sürecin parçasıdır.