Yetki belgesi

Yetki belgesi, bir kişinin ya da kuruluşun belirli bir işi yapmaya, bir markayı temsil etmeye ya da bir ihaleye katılmaya yetkili olduğunu gösterir. Tek bir belge türü değildir: aynı ad altında oda tarafından düzenlenen bir belge de, üretici firmanın antetli kâğıdına yazdığı bir yetkilendirme mektubu da, noterde düzenlenmiş bir yetkilendirme metni de karşınıza çıkabilir. Elinizdekinin hangisi olduğunu bilmek, sonraki bütün adımları belirler.

Hangi nüshayı almalısınız

Oda kaynaklı yetki belgeleri ticaret odasından ıslak imzalı ve mühürlü olarak alınır; bazı odalar aynı belgeyi e-imzalı PDF olarak da veriyor. Türkiye içindeki işlemlerde elektronik nüsha çoğu zaman yeterli olur. Apostil alınacaksa ıslak imzalı ve mühürlü nüsha istenir, çünkü şerh belgedeki imzanın gerçekliğine düşülür.

Üretici ya da distribütör firmanın verdiği yetki mektubu ise özel bir belgedir. Yurt dışında kullanılacaksa imzanın noterde onaylanması gerekir; bu onay olmadan belge tasdik zincirine hiç giremez.

Apostil hangi makamdan alınır

Ölçüt basittir: belgeyi kim imzaladı? Oda ya da kamu kurumu imzaladıysa belge idaridir ve şerh valilik veya kaymakamlıktan alınır; adımlar idari belgeye apostil sayfasındadır. Belge noterde düzenlendiyse ya da noter onayından geçtiyse ortada bir noter işlemi vardır; bu belgeler adli sayılır ve şerh adalet komisyonu başkanlığından alınır, bkz. adli belgeye apostil. Aynı ihale dosyasında iki tür belge birlikte bulunabilir; o zaman iki ayrı kuruma uğramak gerekir.

Çeviri gerekir mi

Çok uluslu firmaların verdiği yetki mektupları çoğu zaman zaten İngilizce düzenlenir. Hedef makam İngilizce kabul ediyorsa çeviriye girmeden önce bunu teyit ediniz; bkz. belgeniz zaten İngilizce ise. Türkçe düzenlenen oda belgelerinin çok dilli bir karşılığı yoktur; bu durumda çeviri kaçınılmazdır.

Çeviride ne korunur

Yetkinin kapsamı, süresi ve coğrafi sınırı birebir aktarılır. Marka, model ve ürün kodları çevrilmez; ticaret unvanı da özgün yazımıyla kalır. Münhasır yetki ile münhasır olmayan yetki arasındaki fark hukuki sonuç doğurduğundan bu ifadeler yorumlanmadan aktarılır. Sicil numarası, belge numarası ve tarih biçimi kaynaktaki hâliyle yazılır; ayrıntı isim ve tarih yazımı sayfasındadır.

Sık yapılan hata

İlk hata, belgedeki yetki döneminin başvuru tarihini kapsayıp kapsamadığına bakılmamasıdır; kapsamıyorsa dosya eksik sayılır. İkincisi, firma mektubunu imza onayı almadan apostil birimine götürmektir. Üçüncüsü, yetki belgesini şirket evrakının geri kalanından ayrı çevirtmek ve ticaret unvanının iki belgede farklı yazılmasıdır. Dosyanın bütünü için ihale evrakı ve imza sirküleri sayfalarına, kalemler için ücretler sayfasına bakabilirsiniz.