İhale evrakı (dosya seti)

Yurt dışı ihalelerde istenen belge seti tek bir belge değil, bir dosyadır. Her belgenin ayrı kaynağı, ayrı apostil makamı ve ayrı geçerlilik süresi vardır. Dosyayı bir bütün olarak planlamak, tek tek belge peşinde koşmaktan hem daha ucuza gelir hem de yetişir.

Tipik dosya içeriği

• Ticaret sicil gazetesi ve sicil tasdiknamesi
• İmza sirküleri ve gerekiyorsa yetki belgesi
• Faaliyet belgesi ve oda kayıt belgesi
• Vergi ve SGK borcu yoktur yazıları
• Bilanço ve gelir tablosu, banka referans mektubu
• İş deneyimini gösteren sözleşme ve faturalar

Hazır bir kontrol listesi için şirket evrakı listesine, sürecin bütünü için yurt dışı ihaleye katılım yol haritasına bakabilirsiniz.

Şartname, çeviri işinin sözleşmesidir

Onay seviyesini şartname belirler: bazı ihaleler tercümanın kaşe ve imzasını yeterli görür, bazıları noter onayı ister, bazıları da hedef ülkede yetkilendirilmiş bir çevirmen şartı koyar. Şartname ayrıca hangi dile çevrileceğini, kaç nüsha isteneceğini ve belgelerin ne kadar geriye dönük olabileceğini yazar. Bu maddeler okunmadan çeviriye başlamak, sonradan öğrenilen bir şart yüzünden bütün dosyanın yeniden yapılması demektir; iki tekliften hangisinin gerçekte aynı işi kapsadığını görmek için teklif karşılaştırma sayfasına bakınız.

Apostil makamı belgeden belgeye değişir

Oda, vergi dairesi ve sosyal güvenlik belgeleri idari belgedir; şerh valilik veya kaymakamlıktan alınır. Noterde düzenlenen taahhütname, imza beyannamesi ve noter onaylı sözleşmeler ise adli belge sayılır ve adalet komisyonu başkanlığına gider. Tek bir dosya için iki ayrı kuruma uğramak olağandır; bkz. apostil nereden alınır. Hedef ülke Lahey Sözleşmesi tarafı değilse apostil yerine Dışişleri ve konsolosluk tasdiki zinciri işler, bkz. Lahey dışı ülkeler.

Sıralama: kısa ömürlüler en sona

Dosyadaki belgelerin bir kısmı kısa süreli geçerlidir. Çok erken alınırsa ihale gününde süresi dolar, çok geç alınırsa apostil ve çeviri yetişmez. Doğru sıra şudur: önce süresi uzun ya da süresiz belgeler hazırlanır, borcu yoktur yazıları ve faaliyet belgesi en sona bırakılır. Ayrıntı belge tazeliği sayfasındadır.

Terim tutarlılığı

Şirket unvanı, adres, faaliyet konusu ve yetkili adları dosyanın her belgesinde aynı yazılmalıdır. Belgeler farklı zamanlarda farklı yerlerde çevrildiğinde unvan iki türlü yazılıyor ve karşı taraf bunu iki ayrı tüzel kişi sanabiliyor. Dosyayı topluca göndermeniz tek bir terim listesiyle çalışmamızı sağlar; bkz. ticari tercüme.

Sık yapılan hata

En sık görülen hata, apostilin çeviriden sonra alınabileceğinin sanılmasıdır; birçok makam şerhin Türkçe asla düşülmesini ister. İkincisi, ihale takviminin apostil için gereken süreyi hesaba katmamasıdır. Süreç takibi için evrak takip hizmeti ve teklif sayfası kullanılabilir.