Ticaret sicili tasdiknamesi

Sicil tasdiknamesi, şirketin ticaret sicilindeki güncel kayıtlarını tek belgede özetler: unvan, merkez adresi, sermaye, temsile yetkili kişiler ve faaliyet konusu. Yurt dışında şirketin varlığını ve kimin imza atabileceğini göstermek için istenen belge çoğu zaman budur.

Gazete mi, tasdikname mi

Şirketin geçmişi uzunsa ticaret sicil gazetesi nüshaları onlarca sayfa tutabilir ve her sayfa çeviri maliyetine yansır. Tasdikname aynı bilgiyi güncel hâliyle ve birkaç sayfada verir. Karşı taraf tasdiknameyi kabul ediyorsa maliyet belirgin biçimde düşer; benzer tasarruf yolları bu sayfada toplanmıştır.

Buna karşılık bazı makamlar sermaye artırımı, unvan değişikliği ya da ortak değişikliği gibi tarihsel hareketleri görmek ister ve gazete nüshalarını şart koşar. Hangisinin kabul edildiğini önceden sormak, yanlış belgeyle başlamayı önler.

Nereden ve hangi nüsha olarak alınır

Belge ticaret sicil müdürlüğünden alınır; bağlı olduğunuz oda üzerinden talep edilebilir. Elektronik ortamda üretilen nüshalar yurt içi işlemlerde kullanılabilir, ancak apostil şerhi için ıslak imzalı ve mühürlü nüsha gerekir. Yurt dışı tasdik zincirinin ayrıntısı ticaret sicil belgelerinin yurt dışı tasdiki sayfasındadır.

Belge tazeliği

Tasdikname kayıtların o günkü hâlini gösterir; sicilde bir değişiklik olduğunda içeriği eskir. Bu nedenle yaygın uygulama son bir ile üç ay içinde alınmış belge istemektir. Süre kısıtı belgenin üzerinde yazmaz, isteyen makam belirler. Uzun süren dosyalarda bu belge sona bırakılır, bkz. belge tazeliği.

Apostil

Ticaret sicili bir kamu kaydıdır; tasdikname idari belgedir ve apostil valilik veya kaymakamlıktan alınır. Dosyanızdaki imza sirküleri ise noterde düzenlendiği için adli belge sayılır ve şerhi adalet komisyonu başkanlığından alır. Aynı klasördeki iki belgenin iki ayrı kuruma gitmesi bu yüzdendir; ayrım apostil nereden alınır sayfasında anlatılıyor.

Çeviride ne korunur

Ticaret unvanı çevrilmez, özgün yazımıyla yazılır; unvanın sonundaki şirket türü kısaltması da olduğu gibi kalır ve açıklaması hedef dilde verilir. Sicil numarası, sermaye rakamı, vergi kimlik numarası, adres ve tarihler birebir aktarılır. Sermaye tutarı hiçbir kura göre dönüştürülmez.

Sık yapılan hata

İlk hata, gazete istendiği hâlde tasdikname sunmak ya da tersini yapmaktır; ikisi aynı işlevi görmez. İkincisi, belgeyi alıp aylarca bekletmek ve sicilde bu arada değişiklik olmasıdır. Şirket evrakının bütünü için şirket evrakı kontrol listesine bakabilirsiniz.

Şerh idari yoldan alınır

Bu belge sicil müdürlüğünden alınır ve idari belge sayılır; şerh valilik ya da kaymakamlıktan verilir. Adalet Komisyonu bu belgede yetkili değildir.

Noterde düzenlenen imza sirkülerinde ise sıra farklıdır: şerh noter onayının ardından alınır; bkz. sicil belgelerinin tasdiki.