Almanya’da şube ve irtibat bürosu açma belgeleri

Türkiye’deki bir şirketin Almanya’da varlık göstermesinin iki yolu vardır ve bunlar farklı yükümlülükler doğurur.

İki seçenek

• Bağımsız şube: ticari faaliyet yürütür, fatura keser, ticaret siciline tescil edilir ve vergi mükellefi olur.
• İrtibat bürosu: ticari faaliyet yürütmez; temsil, pazar araştırması ve iletişim işlerini üstlenir. Kayıt yükümlülükleri daha hafiftir.

Hangi yolun uygun olduğu ticari planınıza bağlıdır; vergi sonuçları da farklıdır. Bu konuda mali müşavirle çalışmanız gerekir.

Ana şirket belgeleri

Her iki yolda da Türk ana şirketinin belgeleri istenir:

• Ana sözleşme
• Sicil kayıtları ya da tasdikname
• İmza sirküleri

Belgeler apostilli ve Almanca çevrilmiş olarak sunulur; bazı işlemlerde noter onaylı çeviri istenir.

Belge seçimi maliyeti belirler

Şirketin geçmişi uzunsa sicil gazetesi nüshaları hacimli olur. Tasdikname kabul ediliyorsa çeviri kalemi belirgin biçimde düşer.

Alman sicilinin ve noterinin hangisini kabul ettiğini önceden sormak gerekir; bkz. ticari tercüme.

Şube müdürü

Şubeyi Almanya’da temsil edecek kişinin yetkisi açıkça belgelenir. Yetki kapsamı dar yazılırsa banka ve sicil işlemlerinde sorun çıkar.

Vekaletname Türkiye’de noterde düzenleniyorsa apostil gerekir; bkz. vekaletname.

Unvan çevirisi

Türk ticaret unvanı çevrilmez; sicilde kayıtlı hâliyle yazılır. Şube adı, ana şirketin unvanını ve şube olduğunu gösterecek biçimde belirlenir.

Sonraki adımlar

Kayıt tamamlandıktan sonra işletme kaydı, vergi kaydı ve oda üyeliği gelir; bkz. oda ve vergi dairesi.

Şube ile irtibat bürosu farkı

Şube ticari faaliyet yürütebilir ve ticaret siciline kaydedilir; irtibat bürosu ise temsil ve pazar araştırması gibi işlerle sınırlıdır. İkisinin hukuki ve vergisel sonuçları ayrıdır.

Karar vermeden belge toplamaya başlamayınız; yanlış yapı için hazırlanan dosya kullanılmaz.

Merkez şirketin belgeleri

Dosyanın merkezinde Türk şirketinin belgeleri bulunur: ana sözleşme, sicil gazetesi, faaliyet belgesi ve şube açılışına dair yetkili organ kararı.

Karar metninde açılacak şubenin adı, yeri ve yetkilendirilen kişi açıkça yer almalıdır; genel ifadeler yetersiz bulunabilir.

Temsilcinin yetkisi

Şubeyi temsil edecek kişinin yetkileri kararda sayılır. Dar ya da muğlak yazılmış bir yetki tescili durdurur ve merkez şirketten yeni karar alınmasını gerektirir.

Belge tazeliği ve şerh

Faaliyet belgesi ve sicil tasdiknamesi kısa ömürlüdür. Şerh idari yoldan alınır; noterde düzenlenen belgelerde ise noter onayının ardından.

Şube unvanı

Şube unvanı merkez şirketin unvanını içerir ve şube olduğunu gösteren bir ek taşır. Unvan çeviride değiştirilmez; merkezdeki yazımın aynısı kullanılır.

Farklı yazımlar, tescil makamının belgeleri aynı şirkete bağlamasını engeller.

Muhasebe yükümlülüğü

Şubenin defter tutma ve beyan yükümlülükleri merkez şirketten ayrıdır. Bu yükümlülükler tescilden hemen sonra başlar.