Alman firmasıyla ihale ve sözleşme evrakı

Alman firmalarıyla yapılan ihale ve sözleşme süreçlerinde belge hazırlığının iki ayağı vardır: şirket belgeleri ve sözleşme metni. İkisi farklı özen gerektirir.

Şartname belirler

Hangi belgenin hangi onay düzeyiyle isteneceğini şartname yazar: yalnız çeviri mi, noter onaylı çeviri mi, apostil mi. Bunu baştan okumak, iki kez iş yapmayı önler.

Belirsiz ifadeler varsa karşı tarafa yazılı sormak gerekir; bkz. kurum sayfası nasıl okunur.

Belge seçimi

Şirket bilgisi için sicil gazetesi yerine tasdikname kabul ediliyorsa dosya belirgin biçimde kısalır.

Bu, ticari dosyalarda en çok tasarruf sağlayan adımdır; bkz. ticaret sicil müdürlüğü.

Kısa ömürlü belgeler

Faaliyet belgesi ve borcu yoktur yazıları hızlı eskir. Bunları teslim tarihine yakın almak, çeviri ve apostil için birkaç iş günü pay bırakmak gerekir.

Ayrıntı belge tazeliği sayfasındadır.

Sözleşme metni

Sözleşme, ihale belgelerinden farklı bir kategoridir: hukuki sonuç doğurur ve uyuşmazlıkta esas alınır.

Bu yüzden sözleşme çevirisinde terim tutarlılığı ve karşılığı olmayan kurumlar için çevirmen notu kullanımı önem kazanır; bkz. hukuki tercüme.

Hangi dilin esas alınacağı ve uyuşmazlıkta hangi hukukun uygulanacağı sözleşmede yazılır; bu maddeleri bir hukukçuyla birlikte okumanız gerekir.

Teknik ekler

Şartname ekindeki teknik dokümanlar ayrı bir çeviri işidir. Terim listesi oluşturmak, sonraki ihalelerde de tutarlılık sağlar; bkz. teknik tercüme.

Sürekli iş yapıyorsanız

Aynı firmayla düzenli çalışıyorsanız unvan, ürün ve terim karşılıklarının kayıt altında tutulması gerekir; bkz. kurumsal çözümler.

⚠ Şartname onay seviyesini belirler

İhale dosyalarında merkezî bir kural yoktur: her şartname kendi onay seviyesini kendisi belirler. Bazıları yeminli çeviri, bazıları noter onayı, bazıları şerh ister.

Bu yüzden ilk iş belge toplamak değil, şartnamedeki tasdik maddesini okumaktır. Madde belirsizse ihale makamına yazılı olarak sorunuz.

Kısa ömürlü belgeler sona

Borcu yoktur yazıları, faaliyet belgesi ve oda kayıt belgesi kısa ömürlüdür. Dosyayı erken hazırlayıp bunları da baştan almak, teslim gününde geçersiz bir dosyayla kalmak demektir.

Uzun ömürlü belgelerle başlayınız; kısa ömürlüleri teslim tarihine yakın alıp hızlıca şerhletip çevirtiniz.

İki dilli sözleşmede esas dil

Sözleşme iki dilde düzenleniyorsa, metinler arasında fark çıktığında hangisinin esas alınacağı sözleşmede yazılmalıdır. Yazılmadığında uyuşmazlık çözümsüz kalır.

Karar imzadan önce verilir; sonradan eklenmesi tarafların yeniden anlaşmasını gerektirir.

Unvan tutarlılığı

Şirket unvanı çevrilmez ve dosyanın her belgesinde birebir aynı yazılır. Farklı yazımlar, makamın belgeleri aynı şirkete bağlamasını engeller.

Teklif geçerlilik süresi

İhale tekliflerinin geçerlilik süresi şartnamede yazar ve dosyadaki belgelerin bu süre boyunca geçerli kalması beklenebilir.

Süre uzarsa belgelerin yenilenmesi istenebilir; bu yüzden kısa ömürlü belgeleri en sona bırakmak ikinci kez işe yarar.